Zarządzanie czasem - jak robić to prawidłowo?

Czas płynie niezależnie od tego, czy byśmy tego chcieli czy nie. Marzeniem większości ludzi jest mieć go więcej i tyle, aby można było zrealizować wszystkie nasze cele. Często jednak jest tak, że nie udaje się wykonać wszystkich postawionych sobie zadań, co napawa nas frustracją i demotywacją. Zupełny zamęt i brak czasu w okresie przed sesyjnym jest raczej wszystkim dobrze znany. Są jednak metody i triki, aby temu zapobiec i produktywnie zorganizować nasz czas.

Cały proces zarządzania czasem składa się z następujących elementów:

1. Analiza wykorzystania czasu
2. Wyznaczanie celu
3. Planowanie
4. Podejmowanie decyzji (priorytety)
5. Realizacja i organizacja
6. Kontrola

Pierwszym punktem wyjściowym do rozpoczęcia analizy jest analiza SWOT, czyli dokładne zbadanie zalet, słabości i błędów, które wydłużają pracę.
Taka tabela pomoże w rozpatrzeniu czynników i podjęciu odpowiednich decyzji odnośnie przyszłych działań.
● Szanse - wydarzenia, które mogą poprawić i przyspieszyć proces naszej pracy,
● Zagrożenia - wydarzenia, które mogą pogorszyć i spowolnić proces naszej pracy,
● Silne strony - cechy, umiejętności, zdolności, które posiadamy i przyniosą pożytek,
● Słabe strony - zachowania, nawyki i przyzwyczajenia, które utrudniają skuteczne działanie.

Po sporządzeniu takiej tabeli czynników, które wpływają na czas i jakość pracy, należy przebadać wykorzystywany czas. Można to zrobić na dwa sposoby:

Budżet czasu - polega na zapisywaniu, co robimy w ciągu każdych 15 minut danego dnia. Jest to czasochłonne, ale dzięki temu można zobaczyć, jak wykorzystujemy nasz czas.
Analiza “złodziei czasu” - polega na stworzeniu analizy czynników, które zabierają nasz czas i wydłużają okres wykonania zadania.

Najczęstszymi pożeraczami czasu są:

● hałas, odwracanie uwagi
● brak motywacji
● obojętny stosunek do pracy
● brak samodyscypliny
● brak asertywności, niezapowiedziani goście
● odkładanie pracy na później
● przesiadywanie na mediach społecznościowych
● próby wykonania wszystkiego na raz
● przerwy na niezaplanowane rozmowy telefoniczne, pogawędki

Aby wyeliminować czynniki, które dekoncentrują i obniżają wydajność należy wyznaczyć sobie cel i priorytety, które pozwolą do niego dążyć. Na początek pracy można zająć się rzeczami przyjemnymi, nie wymagającymi dużych nakładów energii, aby satysfakcja z osiągniętego sukcesu zmotywowała nas do kolejnych, trudniejszych działań. Należy mieć również na uwadze, że nie wszystko zawsze wychodzi po naszej myśli i powinniśmy uwzględnić do naszego planu margines możliwych błędów, niedoskonałości. Eliminuje to pośpiech, niepotrzebne stresy i demotywację z powodu niezrealizowania 100% zadania.

Tak samo jak do wykonywania zadań powinniśmy przygotować się psychicznie, ważne jest aby zadbać o nasze otoczenie zewnętrzne. Bałagan przeszkadza, zmniejsza produktywność i jest często “niedoceniany”; nie zdajemy sobie sprawy, jaki wpływ ma na naszą pracę. Nie chodzi tu tylko o utrzymanie porządku w naszym pokoju lub miejscu pracy, ale również o przestrzeń wirtualną. Podczas pracy na komputerze nieład w plikach czy zapełniony (zaśmiecony) plikami pulpit może być powodem wydłużenia się realizowania zadań - rozszerza się okres pracy na szukanie plików, dokumentów (również w przypadku tych papierowych) i trzeba pamiętać, aby go uwzględnić.

Przy zarządzaniu czasem trzeba pamiętać o jego realiach. Umiejętność oszacowania czasu jest bardzo ważna przy planowaniu. W systemie pracy występują dwa czasy:

zarezerwowany - nie jest uwzględniany przy planowaniu, ponieważ jest już zajęty przez regularne czynności, jak np.: niepożądane przerwy, spotkania, codziennie wykonywane zadania;
dostępny - realny czas, który podlega planowaniu i kontroli, przy czym jest zaledwie 20% całego dnia pracy.

Czas dostępny należy podzielić na taki, kiedy są realizowane rutynowe zadania, w trakcie których można przerwać pracę oraz na taki, kiedy konieczna jest pełna koncentracja na ważnych zadaniach i nie można przerwać pracy. Są to zielone i czerwone godziny. Czerwone godziny są czasem wytężonej pracy i nie można ich przerywać. Organizacja pracy w tym czasie jest wskazana przy zadaniach wymagających intensywnej koncentracji i pracy merytorycznej. Ze względu na całkowite wykluczenia niepożądanych przerw, czas pracy jest bardziej wydajny i realizujemy kluczowe dla nas zadania.
Zielone godziny są przeciwieństwem godzin czerwonych. Jest to moment, w którym jesteśmy dostępni dla innych osób i wykonujemy rutynowe zadania jak np. pisanie maili.

Oprócz porad zawartych powyżej istnieje wiele metod, zasad oraz technik, które ułatwią produktywne zarządzanie czasem.

Oto osiem najpopularniejszych:

1. Zasada 80/20

Jest to jedna z najbardziej przydatnych technik. Opracowana została na podstawie przeprowadzonych przez Vilfredo Pareto obserwacji, z której wynikło między innymi, że jedynie w ciągu 20% czasu przeznaczonego na zadanie osiąga się 80% wyników, a pozostałe 80% czasu przynosi tylko 20% wyników. Oznacza to, że np. spośród 10 zadań do zrobienia, tylko wartość dwóch z nich odpowiada sumie wartości pozostałych ośmiu spraw.

2. Metoda ABC - wyznaczanie priorytetów.

Ta metoda opiera się na zasadzie 80/20 i polega na podziale zadań według ich ważności.
Przebiega ona w trzech etapach:
● Wypisanie wszystkich zadań, które trzeba wykonać
● Ustalenie tych zadań według ich ważności i przydzielenie ich do odpowiedniej kategorii: Kategoria A: bardzo ważne zadania, które stanowią 15% wszystkich zadań, ale dają 65% wydajności, Kategoria B: ważne zadania, które stanowią 20% wszystkich zadań, a ich znaczenie dla osiągnięcia celu jest równe 20% Kategoria C: mało istotne zadania, które stanowią 65% wszystkich zadań, ale dają 15% wydajności.
● Planowanie dnia tak, aby najpierw zaznaczyć na planie zadania z kategorii A, później z B i na końcu C

3. Zasada Parkinsona

Zasadę tę opisał Cyril Northcote Parkinson w 1958 roku i według niej im więcej mamy czasu na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam ono zabiera.
Oznacza to, że:

● dane zadanie zabierze tyle czasu ile wyznaczy sobie osoba, przykładowo jeżeli wyznaczy sobie czas na zadanie, które można ukończyć w 2 godziny, to skończy je w 2 godziny. Jeżeli 4 godziny, to dane zadanie zajmie 4 godziny itd.,
● jeżeli osoba będzie miała określony czas na wykonanie konkretnego zadania, będzie ono wykonane w najpóźniejszym terminie, czyli na ostatnią chwilę.

4. Zasada TRZOS

Opiera się na trzech założeniach:
● Spisanie terminu spraw i zajęć;
● Określenie ram czasowych wykonywanej pracy;
● Zaplanowanie rezerwy, według reguły 60/40 - polega na opracowaniu 60% dnia pracy i przeznaczenie 40% na nieprzewidziane zadania i zakłócenia.

5. Metoda ALPEN

To jedna z najpopularniejszych metod zarządzania czasem. Jej nazwa pochodzi od pierwszych liter niemieckich słów:
A - (Aufgaben - “Zadania”) - określenie i zapisanie zadań do wykonania;
L - (Länge schätzen – „Szacowanie długości”) - po stworzeniu listy należy określić, ile czasu potrzebne jest na realizację określonych obowiązków;
P - (Pufferzeiten einplanen – „Przerwy i pauzy”) - uwzględnienie wszelkich przerw, które pozwolą na odzyskanie sił pomiędzy konkretnymi zadaniami;
E - (Entscheidungen treffen – „Priorytety”) - określenie priorytetowych zadań i przystąpienie do procesu działania;
N - (Nachkontrolle – „Kontrola”) - przeznaczenie czasu na analizy oraz podsumowanie efektywności i zarządzania czasem w konkretnym dniu.

6. Metoda bloków czasowych

Założenie tej metody jest takie, aby zorganizować czas i pracę w blokach czasowych, w których należy zająć się określonym rodzajem zadań, a nie różnymi obowiązkami po kolei. Do takich bloków można zaliczyć np.:
● Zadania związane z rozpoczęciem dnia pracy - wykonywane są rano, przed rozpoczęciem głównych obowiązków. Może to być przygotowanie swojego stanowiska, zrobienie kawy czy zapisanie kolejnych zadań na najbliższe dni.
● Spotkania - jeżeli jest możliwość, aby ustalić godzinę spotkań, najlepiej, żeby je zaplanować do godzin popołudniowych, kiedy jesteśmy najmniej zmęczeni.
● Projekty - występują dłuższe przedziały czasowe, które przeznaczone są na zadania w ramach ważnego projektu lub celu.

Należy również pamiętać o uwzględnieniu przerw. W zależności od czasochłonności danego bloku, jak i również jak bardzo jest on wymagający, powinny wynosić minimalnie 10 minut.

7. Macierz Eisenhowera

Jest to matryca przeznaczona do zarządzania czasem i zadaniami, pozwalająca ustalić, które zadania są priorytetowe, a także ocenić własną produktywność. Pozwala podzielić zadania na dwie grupy:
● Ważność: do tej grupy przypisywane są zadania o dużej wartości, które mają istotne znaczenie dla realizacji celów
● Pilność: kwestie najczęściej mało istotne, jednak charakteryzujące się bliskim terminem realizacji, których nie można odłożyć “na później”

Połączenie tych grup umożliwia podzielić zadania na 4 typy pod względem zarządzania czasem:

● Ważne i pilne (zrób samodzielne) - są to zadania z bliskim terminem ostatecznego wykonania, których nie można odłożyć czy odpuścić. Brak realizacji może wiązać się z konsekwencjami.
● Ważne i niepilne (zaplanuj realizację) - są to zadania, które stoją na drodze do realizacji celów, ale jednocześnie nie są pilne. Należą do nich: odpoczynek, tworzenie relacji, rozwój, działania kreatywne itp.
● Nieważne i pilne (przekaż) - są to zadania mniej ważne, ale naglące jak np. opłacenie rachunków lub konieczność wykonania telefonów bądź wysłania maili.
● Nieważne i niepilne (pozbądź się ich) - są to tzw. “pożeracze/złodzieje czasu” - mogą to być przerwy na media społecznościowe i bezproduktywnie spędzanie czasu na przeglądaniu newsów (np. o celebrytach)

8. Metoda GTD

Głównym celem tej metody jest “wyłapanie” wszystkich zadań do zrealizowania i umieszczenie ich w zewnętrznym, poukładanym w sposób logiczny systemie. Później należy się nimi odpowiednio posługiwać. Założeniem tej metody jest pięcioetapowy proces zarządzania zadaniami:
● Gromadzenie - skupianie wszystkich zadań w tym samym miejscu
● Analizowanie - zrozumienie, jakich działań wymaga dane zadanie
● Porządkowanie - przypisywanie określonych zadań do należnych dla nich miejsc z procesie
● Przeglądanie - analiza pracy własnej
● Realizacja - podejmowanie decyzji, czym należy zająć się. Bierze się tutaj pod uwagę zarówno kontekst, w którym znajduje się wykonujący zadanie, oraz to, ile ma czasu i energii

Są to już wszystkie metody i porady dotyczące zarządzania czasem. Czy stosujesz którąś z nich? A może planujesz wdrożyć którąś w życie?

Opracowała: Julia Grochowska, II rok Kierunek Turystyka i Rekreacja

Bibliografia: https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-zarzadzanie-czasem https://www.bitrix24.pl/blogs/zadania-i-projekty/zarzadzanie-czasem-czyli-efektywne-planow anie-i-realizacja-zadan.php https://mariusztomaszewski.pl/blog/zarzadzanie-czasem/ https://www.infakt.pl/blog/10-prostych-sposobow-na-dobre-zarzadzanie-czasem/ https://mfiles.pl/pl/index.php/Zarz%C4%85dzanie_czasem

• Poprzedni artykuł
• Następny artykuł